Chọn máy in cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong doanh nghiệp, chi phí đầu tư cho các tài sản cố định như máy in, máy tính, bàn ghế cùng phí duy trì hoạt động như văn phòng phẩm, tiền thuê mặt bằng, lương… chiếm một phần không nhỏ trong quỹ của doanh nghiệp. Các khoản này đều cần thời gian khấu hao cao, nếu tiết kiệm được ngay từ đầu thì doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nhanh chóng thu lại lợi nhuận.

Do đó, trước khi chọn máy in phù hợp, doanh nghiệp cần làm rõ nhu cầu in ấn trung bình trong tháng, cũng như các chức năng thường sử dụng đến. Với đơn vị khởi nghiệp chỉ có nhu cầu in trắng đen với số lượng ít thì một thiết bị đơn chức năng đã có thể đáp ứng đủ. Ngược lại, công ty đang phát triển mạng lưới khách hàng, cần sử dụng thêm những tính năng khác như scan, fax thì tốt nhất nên đầu tư cho một máy in đa năng.

Ông Nick Yoshida, Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc công ty Canon Marketing Việt Nam, chia sẻ: “Tại Canon, chúng tôi luôn cố gắng giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và hiệu quả với những công nghệ tiên tiến nhất mà vẫn thân thiện với người dùng. Bản thân cũng là một doanh nghiệp nên chúng tôi có thể hiểu được những trăn trở và khó khăn của các công ty vừa và nhỏ, để từ đó tạo ra những sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của họ”.

Ông Nick Yoshida trao đổi với đại diện đến từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bên cạnh chi phí vận hành, thời gian cũng là một yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động và tổng chi phí của doanh nghiệp. Nếu một nhân viên trung bình mất 2 phút để cài đặt cho mỗi lần in, thì khi nhân viên đó cần in 5 lần mỗi ngày sẽ mất tổng cộng 10 phút, tương ứng 50 phút một tuần hay 40 giờ một năm. Khi doanh nghiệp có 50 nhân viên, thì thời gian tiêu hao dành cho việc in ấn đã là 2.000 giờ mỗi năm.

Bà Hồng Trang, Giám đốc công ty Tư vấn Xuất - Nhập khẩu XNTS chia sẻ: “Công việc của chúng tôi được thực hiện theo quy trình chặt chẽ và tính liên tục cao, đòi hỏi phải in ấn chứng từ liên tục và nhanh gọn. Vì thế, tôi luôn ưu tiên đầu tư cho những trang thiết bị giúp tiết kiệm thời gian hao phí để nhân viên có thể tập trung hơn cho những điều quan trọng".

Trên thị trường hiện nay có nhiều dòng máy in phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó có dòng Maxify của Canon. Thiết kế sản phẩm đảm bảo tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp nhờ kết hợp giữa hiệu suất của dòng máy in laser cùng chất lượng của dòng máy in phun.

Máy in đa năng  Maxify MB5370.

Bên cạnh đó, máy còn sở hữu những công nghệ và tính năng giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp như Custom Profiles, cho phép lưu những lệnh in, scan thường dùng, hay scan to email và scan to network để doanh nghiệp nhanh chóng truy cập vào dữ liệu cần dùng.

Thu Ngân