Những cách quản lý email hiệu quả

Hạn chế thư rác

Hiện có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, nên chọn hòm thư của những hãng tích hợp bộ lọc thư rác (spam) để tin nhắn quan trọng không bị "chìm nghỉm" trong những email quảng cáo vô bổ.

Xử lý dứt điểm

Đọc email theo thứ tự từ trên xuống dưới, mở từng thư ra và xử lý ngay. Khi đó cần lập tức đưa ra quyết định như trả lời ngay cho người gửi thư, đưa vào danh sách các việc cần làm, chuyển tiếp thông tin cho đồng nghiệp, lưu trữ hay xóa email không cần thiết. Kết thúc email nhanh chóng để bắt tay giải quyết email khác. Cần tạo thói quen xử lý dứt điểm và đừng chần chừ để email tồn đọng.

Phân loại nhóm

Cần tạo quy tắc hoặc thư mục để tập trung vào một chỗ những email của từng đối tác hay từng công việc cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung luồng thông tin, tìm kiếm email và trả lời nhanh chóng.

Lập danh sách ưu tiên

Đừng "nhồi nhét" quá nhiều email vào danh sách các việc cần làm. Thay vào đó, ngồi xem kỹ các nội dung thiết yếu rồi thiết lập danh sách những email cần ưu tiên giải quyết trước. Có thể lập danh sách đơn giản bằng cách viết ghi chú lên tờ giấy dán cạnh màn hình máy tính hoặc lưu trên laptop.

Tạo email phụ

Khi đăng ký thông tin tại những trang web mua sắm hay dịch vụ, hộp thư người dùng sẽ nhanh chóng bị "dội bom" tin nhắn quảng bá. Có thể tạo quy tắc để lưu trữ những email này vào một thư mục riêng. Tuy nhiên tốt nhất nên tạo mới một địa chỉ email dành riêng cho việc đăng ký nhận những tin khuyến mãi.

Tạo mục câu hỏi thường gặp

Để hạn chế những email có các câu hỏi phổ biến hoặc lặp đi lặp lại, cần viết mục câu hỏi thường gặp (FAQ) trên trang web của công ty bạn dựa trên những gì khách hàng hỏi nhiều nhất. Nhờ vậy khi nhận được tin nhắn hỏi câu hỏi tương tự, thay vì tốn nhiều thời gian trả lời, bạn có thể đơn giản hướng người gửi đến trang web có sẵn thông tin phúc đáp.

Quyết đoán

Nhiều người lo lắng có nên xóa email hay không vì sợ nếu đã xóa đi thì muốn tìm lại những thông tin cần thiết sẽ không còn nữa. Thế nên hòm thư cứ luôn dồn ứ và đầy dung lượng cho phép. Vì vậy cần chọn các email quan trọng và trả lời rồi lưu trữ các email này. Còn những thư khác cần "mạnh tay" dọn sạch sẽ.

Trả lời ngắn gọn

Sau khi đã lọc các email cần được trả lời, đừng cố viết câu trả lời dài dòng. Xác định rõ nội dung cần phúc đáp, sau nó trả lời một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Những điều quan trọng có thể làm nổi bật bằng các gạch đầu dòng.

Minh Trí