Những cách quản lý email hiệu quả

Hạn chế thư rác

Hiện có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, nên chọn hòm thư của những hãng tích hợp bộ lọc thư rác (spam) để tin nhắn quan trọng không bị "chìm nghỉm" trong những email quảng cáo vô bổ.

Xử lý dứt điểm

Đọc email theo thứ tự từ trên xuống dưới, mở từng thư ra và xử lý ngay. Khi đó cần lập tức đưa ra quyết định như trả lời ngay cho người gửi thư, đưa vào danh sách các việc cần làm, chuyển tiếp thông tin cho đồng nghiệp, lưu trữ hay xóa email không cần thiết. Kết thúc email nhanh chóng để bắt tay giải quyết email khác. Cần tạo thói quen xử lý dứt điểm và đừng chần chừ để email tồn đọng.

Phân loại nhóm

Cần tạo quy tắc hoặc thư mục để tập trung vào một chỗ những email của từng đối tác hay từng công việc cụ thể. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung luồng thông tin, tìm kiếm email và trả lời nhanh chóng.

Lập danh sách ưu tiên

Đừng "nhồi nhét" quá nhiều email vào danh sách các việc cần làm. Thay vào đó, ngồi xem kỹ các nội dung thiết yếu rồi thiết lập danh sách những email cần ưu tiên giải quyết trước. Có thể lập danh sách đơn giản bằng cách viết ghi chú lên tờ giấy dán cạnh màn hình máy tính hoặc lưu trên laptop.

polyad

Tạo email phụ

Khi đăng ký thông tin tại những trang web mua sắm hay dịch vụ, hộp thư người dùng sẽ nhanh chóng bị "dội bom" tin nhắn quảng bá. Có thể tạo quy tắc để lưu trữ những email này vào một thư mục riêng. Tuy nhiên tốt nhất nên tạo mới một địa chỉ email dành riêng cho việc đăng ký nhận những tin khuyến mãi.

Tạo mục câu hỏi thường gặp

Để hạn chế những email có các câu hỏi phổ biến hoặc lặp đi lặp lại, cần viết mục câu hỏi thường gặp (FAQ) trên trang web của công ty bạn dựa trên những gì khách hàng hỏi nhiều nhất. Nhờ vậy khi nhận được tin nhắn hỏi câu hỏi tương tự, thay vì tốn nhiều thời gian trả lời, bạn có thể đơn giản hướng người gửi đến trang web có sẵn thông tin phúc đáp.

Quyết đoán

Nhiều người lo lắng có nên xóa email hay không vì sợ nếu đã xóa đi thì muốn tìm lại những thông tin cần thiết sẽ không còn nữa. Thế nên hòm thư cứ luôn dồn ứ và đầy dung lượng cho phép. Vì vậy cần chọn các email quan trọng và trả lời rồi lưu trữ các email này. Còn những thư khác cần "mạnh tay" dọn sạch sẽ.

Trả lời ngắn gọn

Sau khi đã lọc các email cần được trả lời, đừng cố viết câu trả lời dài dòng. Xác định rõ nội dung cần phúc đáp, sau nó trả lời một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Những điều quan trọng có thể làm nổi bật bằng các gạch đầu dòng.

Minh Trí

Đánh giá thảo luận

Bạn vui lòng nhập thông tin bên dưới để hoàn tất quá trình gửi đánh giá, thảo luận

Tags:

Bài viết liên quan

Xiaomi ra mắt TV trang bị đèn nền miniLED, tần số quét 144Hz, độ sáng tối đa 1.200 nit

Xiaomi ra mắt TV trang bị đèn nền miniLED, tần số quét 144Hz, độ sáng tối đa 1.200 nit

Xiaomi ra mắt TV trang bị đèn nền miniLED, tần số quét 144Hz, độ sáng tối đa 1.200 nit

Ra mắt Galaxy Tab S9 Series tại Việt Nam: màn đẹp, IP68, giá từ 19,9 triệu đồng

Ra mắt Galaxy Tab S9 Series tại Việt Nam: màn đẹp, IP68, giá từ 19,9 triệu đồng

Samsung chính thức ra mắt dòng sản phẩm Galaxy Tab S9 với mục tiêu tái định nghĩa thị trường máy tính bảng và thiết lập các chuẩn mực mới cho…

Giới thiệu Galaxy Watch6 series: nhiều nâng cấp, Classic trở lại, giá từ 9,9 triệu

Giới thiệu Galaxy Watch6 series: nhiều nâng cấp, Classic trở lại, giá từ 9,9 triệu

Samsung chính thức giới thiệu Đồng hồ thông minh Galaxy Watch6 series với định hướng cá nhân hóa sức khỏe, nâng cấp thiết kế tối ưu cùng trải nghiệm di…

Samsung Galaxy Z Flip5 | Fold5 ra mắt: bản lề Flex, giá từ 25,9 triệu đồng

Samsung Galaxy Z Flip5 | Fold5 ra mắt: bản lề Flex, giá từ 25,9 triệu đồng

Samsung công bố thế hệ thứ năm trong hệ sinh thái thiết bị Galaxy gập: bộ đôi tuyệt tác Galaxy Z Flip5 và Galaxy Z Fold5 với bản lề Flex…

Sự kiện ra mắt toàn cầu dòng Redmi Note 12: Dòng Redmi Note 12 ra mắt toàn cầu!

Sự kiện ra mắt toàn cầu dòng Redmi Note 12: Dòng Redmi Note 12 ra mắt toàn cầu!

Các sản phẩm có cảm biến camera chất lượng cao so với các đối thủ cạnh tranh. Trên hết, nó đi kèm với các tùy chọn như MediaTek Dimensity 1080 SOC…

Mở chương trình Đặt trước các sản phẩm iPhone 13 mini, iPhone 13, iPhone 13 Pro và iPhone 13 Pro Max từ 0h00 ngày 15/10/2021.

Mở chương trình Đặt trước các sản phẩm iPhone 13 mini, iPhone 13, iPhone 13 Pro và iPhone 13 Pro Max từ 0h00 ngày 15/10/2021.

[THÔNG BÁO] Hồng Yến mobile chính thức Mở chương trình Đặt trước các sản phẩm iPhone 13 mini, iPhone 13, iPhone 13 Pro và iPhone 13 Pro Max từ 0h00…

Xem nhiều nhất

Mỹ cáo buộc lao động Trung Quốc đánh cắp bí mật của IBM

Mỹ cáo buộc lao động Trung Quốc đánh cắp bí mật của IBM

Nhà chức trách Mỹ buộc tội một người Trung Quốc với tội danh gián điệp kinh tế vì đã đánh cắp mã nguồn từ một công ty Mỹ mà ông…

Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phát hiện ung thư vú

Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phát hiện ung thư vú

Bằng phương pháp deep learning, trí tuệ nhân tạo (AI) đã có khả năng phát hiện ung thư vú gần tốt như con người.

5 smartphone ngoại hình độc đáo

5 smartphone ngoại hình độc đáo

Ngày càng có nhiều smartphone dáng lạ xuất hiện, với màn hình được uốn cong, bàn phím có cảm ứng hay camera xoay với motor tự động.

Smartphone camera xoay Oppo N1 thêm bản đặc biệt

Smartphone camera xoay Oppo N1 thêm bản đặc biệt

Mẫu Phablet màn hình 6 inch Full HD mới được Oppo giới thiệu ở Việt Nam vừa có thêm phiên bản đặc biệt CyanogenMod với giao diện Android gốc của…

Mua hàng trả góp Xiaomi tại Hồng Yến mobile không lo về lãi suất

Mua hàng trả góp Xiaomi tại Hồng Yến mobile không lo về lãi suất

TRẢ GÓP 0% LÃI SUẤT CÁC SẢN PHẨM ĐIỆN THOẠI XIAOMI TẠI CỬA HÀNG HỒNG YẾN MOBILE.

Huawei sắp có di động chạy cả Android và Windows Phone

Huawei sắp có di động chạy cả Android và Windows Phone

Thiết bị của Huawei sẽ ra mắt vào khoảng quý II năm nay, sau thời điểm Microsoft triển khai phiên bản hệ điều hành mới Windows Phone 8.1.

Hồng Yến Channel

Xem tất cả